¡Hola, qué tal lectores de la revista Contacto! En esta ocasión que les escribo, quiero compartir con ustedes, lo que considero será el futuro próximo, dentro de los diversos sectores económicos que componen la actividad humana, derivado de la aplicación de la tecnología vinculada a la era digital y que en concreto, se plantean aquí, como un caso de uso de las diversas tecnologías necesarias para transformar el flujo de valor, que actualmente es seguido para la generación de información financiera en las organizaciones. Con este caso de uso, además de transformar el flujo de valor para la generación de información financiera, se busca también mejorar el proceso de toma de decisiones oportuna, con base en el flujo y en el procesamiento continuo de datos financieros – contables, así como incrementar los niveles de confianza y transparencia en la rendición de cuentas, fortaleciendo el trabajo colaborativo entre las instancias privadas y públicas (stakeholders), involucradas en todo lo relacionado con la contabilidad, las finanzas, las acciones y los impuestos de una organización.
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Contexto: generación de información financiera
Para obtener una mejor comprensión del caso de uso que se va a plantear aquí, comenzaremos por realizar una primera pregunta en relación con la generación de información financiera, dentro de una organización cualquiera (vea figura 1).

Primera pregunta a hacerse: ¿cómo se lleva hoy en día la contabilidad y las finanzas dentro de las organizaciones, con el propósito de generar la información financiera que es indispensable para la toma de decisiones?, considere incluso cómo se presenta este evento cíclico, en los casos de las organizaciones que cotizan en bolsa y que requiere informar periódicamente a los accionistas, sobre la situación financiera de la misma (vea figura 2).

En nuestros días, la toma de decisiones oportuna es crucial para la supervivencia, la operación y/o la competitividad de las organizaciones, en donde la tecnología juega un papel importante. Sin embargo, a pesar del nivel de integración tecnológica que se ha alcanzado en la actualidad, aún existen procesos y/o actividades de negocio, que no han sabido aprovechar las ventajas que traen las tecnologías vinculadas a la era digital, para transformar la manera en que se vienen realizando. Un ejemplo de esto, lo encontramos en el proceso destinado a la generación de información financiera, que persigue facilitar la toma de decisiones.
Aunque no es el caso de todas las organizaciones, si lo es aún de una parte considerable de ellas, el tener que realizar cada fin de mes, y/o de bimestre, y/o de trimestre, y/o de cuatrimestre y al final de cada año, ejercicios extenuantes, tediosos y repetitivos para consolidar toda la información financiera, a partir de los registros contables que se llevan de los ingresos y egresos presentados en el día a día.
Los “cierres” como se les conoce a estos ejercicios, han sido prácticas asistidas por la tecnología de la información y comunicaciones, que además de tomar mucho tiempo y esfuerzo del personal vinculado a estos departamentos, es susceptible de errores y re-trabajos constantes, sin contar los inconvenientes adicionales que en materia fiscal y de oportunidad, también se derivan de estos dos últimos sucesos así como el impacto que pueden acarrear, a la toma de decisiones asertiva.
Entre algunas de las implicaciones típicas que caracterizan a los famosos “cierres”, se encuentran las siguientes:
- La continua extensión de las jornadas de trabajo del personal.
- El grado de extenuación al que se lleva al personal involucrado (por estrés) en cada cierre.
- El incremento innecesario en la tensión del ambiente laboral por las actividades de cierre.
- Las medidas y decisiones intransigentes que se dictan y toman con el personal, con los proveedores y con otros stakeholders.
- La sobrecarga de trabajo que se ejerce en la infraestructura de servicios y tecnológica (mayor gasto e incremento de fallos).
- El incremento en el consumo de diversos materiales de oficina y su efecto en el gasto.
- Los errores y omisiones comunes así como los re-trabajos continuos, por las condiciones en las que se dan los cierres y lo delicado de los resultados generados.
- Entre algunas otras implicaciones.
Todo lo anterior genera una serie de costos ocultos y de oportunidad para la organización, que si se cuantificaran, dejarían ver a las organizaciones el elevado costo que se paga por dichos ejercicios de cierre. Sin embargo, como los que se encargan de esta última tarea se encuentran ocupados en los mismos cierres, no hay quien pueda estimar el costo de tal gasto e ineficiencia. La situación anterior se agrava todavía más, cuando la información financiera tiene como destino final, entregar e informar a los inversionistas y/o a los accionistas de la bolsa, debiendo pasar por un proceso de revisión y validación por los auditores (terceros; estados financieros auditados), quienes además revisan el cumplimiento con las disposiciones emitidas por las autoridades fiscales, en todo lo referente al estado general que guardan las finanzas de la organización.
Problemática: cierres y estados financieros periódicos
Una vez establecido el contexto general de las organizaciones, para la generación de la información financiera necesaria para la toma de decisiones, la segunda pregunta por hacerse es: ¿qué repercusiones tiene la forma en cómo se genera la información financiera de las organizaciones (ej. esfuerzo, errores, tiempo, oportunidad, etc.)?
Es bien conocido que cuando se acercan los períodos de cierre contable, necesarios para la generación de la información financiera de las organizaciones (estados financieros auditados y no auditados), se deben realizar numerosas actividades de registro, revisión, procesamiento e integración de los movimientos contables del período a cerrar, así como diversos esfuerzos del personal involucrado y especializado en la materia, junto con el consumo y uso de diversos recursos de trabajo, pasando desde el lápiz, papel y calculadora, hasta la electricidad, impresoras, computadoras, sistemas de información e infraestructura de procesamiento de datos.
Tomando como base la lista de implicaciones mostradas con anterioridad, a continuación detallamos algunas de las problemáticas derivadas de estas, con el fin de describir la problemática que encierran los famosos “cierres”:
- Extensión de las jornadas de trabajo: aún y cuando prácticamente la información relacionada con los movimientos contables de una organización, se deberían poder generar diariamente de manera electrónica, a partir de los sistemas de información y de algunos otros medios digitales involucrados (ej. factura electrónica), hoy en día se siguen realizando actividades manuales y requiriendo horas adicionales de trabajo, para el procesamiento de dicha información.
- Extenuación del personal involucrado: la prolongación de las jornadas de trabajo durante los períodos de cierre, aunado a la exigencia de la revisión continua para lograr un trabajo preciso (aunque 1 + 1 siempre ha dado 2) y la presión por entregar la información financiera en tiempo y forma, provoca un efecto cíclico de cansancio extremo en el personal responsable, así como un sentimiento de resignación ante lo inevitable.
- Incremento en la tensión del ambiente laboral: el cansancio extremo, la resignación y el estrés resultante de los ejercicios de cierre contable, provoca no solo en los departamentos de contabilidad y finanzas, una tensión en el ambiente laboral, sino que esta sensación se extiende al resto de los departamentos, causando un incremento de la tensión general innecesario.
- Medidas y decisiones intransigentes con los stakeholders: en víspera de los períodos de cierre, es muy común que se emitan regularmente notificaciones e instrucciones planeadas pero también de emergencia, por parte del departamento de contabilidad y finanzas, con el fin de preparar y contar con la información necesaria (nótese que no dije la requerida), tanto interna como de los proveedores y algunas otras entidades involucradas en el cierre, para la generación de la información financiera. No pocas veces, tales notificaciones e instrucciones resultan autoritarias, restrictivas y/o vinculantes, para la operación cotidiana.
- Sobrecarga en la infraestructura de servicios y tecnológica: adicionalmente a la prolongación de las jornadas de trabajo, los períodos de cierre se caracterizan también por un incremento significativo, en el uso de los recursos para la realización del trabajo de oficina (ej. servicios generales como luz, agua, teléfono, etc.), así como para el procesamiento de los datos y la información contable y financiera (ej. centro de cómputo y comunicaciones), lo que aumenta el gasto en esos períodos y demanda algunas otras actividades de soporte requeridas por el mismo cierre.
- Incremento en el uso de diversos materiales de oficina: de la mano con el aumento en la carga de trabajo ejercida sobre la infraestructura de servicios y tecnológica, también viene un incremento en el gasto incurrido por el uso de diversos materiales de oficina (ej. papel, tóner, etc.), frecuentemente vinculado con hábitos administrativos del personal que bautizaremos como “no digitales”.
- Errores, omisiones y re-trabajos: finalmente y a pesar de que la aritmética es precisa, lo mismo que el personal que realiza la consolidación de la información financiera – contable de la organización, es capaz, los ejercicios de cierre también se caracterizan por la aparición continua de errores y omisiones en el registro, cálculo, procesamiento y consolidación de la información, lo que conlleva re-trabajos temporales y atemporales con el propósito de rectificar dichas situaciones; lo anterior sin contar que generalmente también conlleva errores, omisiones y re-trabajos en la parte fiscal.
Solución: uso de tecnología “disruptiva”
Una vez descrito de manera simple, el contexto y la problemática que presenta la generación de información financiera en las organizaciones, junto con las visibles repercusiones que puede traer al proceso de toma de decisiones, la tercera pregunta que corresponde hacer es: ¿podemos cambiar esta problemática? y de ser así, ¿qué tecnologías disruptivas existen hoy en día, que podrían transformar la actividad para la generación de información financiera de las organizaciones y mejorar a la vez la toma de decisiones (ej. blockchain, big data, machine learning, artificial intelligence, cloud computing, etc.)?
Recordemos que toda la información relacionada con los movimientos contables de una organización, se pueden generar diariamente de manera electrónica, a partir de los sistemas de información y de algunos otros medios digitales involucrados, como la factura electrónica.
Entonces, si la información puede generarse electrónicamente, almacenándose en bases de datos relacionales (datos estructurados) y la que no, puede procesarse mediante aplicaciones de negocio de inteligencia artificial (ej. OCR), para posteriormente vaciar los datos obtenidos en bases de datos no estructuradas (ej. imagen vs datos extraídos), entonces dicha información debería poder registrarse, clasificarse, procesarse, analizarse, consolidarse, revisarse, auditarse y reportarse, utilizando algunas otras tecnologías como:

Con una solución que lograra integrar la tecnología anterior, el departamento de contabilidad y finanzas de la organización, podría procesar diariamente y en línea, los movimientos contables así como generar información financiera diaria y relevante para la toma de decisiones, pudiendo ser publicada y conocida prácticamente al término de cada día (vea figura 3). Con esto, también entidades como hacienda en la parte fiscal, los despachos de auditores en la parte de control interno, la bolsa de valores y los accionistas en la parte de las cotizaciones y cualquier otro stakeholders, podría participar y tener acceso a información diaria, precisa, confiable (vía redes de blockchain, cloud, internet y móviles), pero sobretodo oportuna para el proceso de toma de decisiones en cualquiera de las materias involucradas (ej. pago de impuestos oportuno y real, desempeño financiero al día, cumplimiento de prácticas contables y financieras, valor de las acciones, entre otras).

Beneficios e implicaciones: mejora en la toma de decisiones
Finalmente, la cuarta y última pregunta que quedaría por realizar una vez planteada una solución general con base en tecnologías disruptivas, es: ¿qué beneficios traería a los stakeholders la adopción de tecnología disruptiva y qué implicaciones traería para las organizaciones, los individuos y la sociedad en general?
Definitivamente son varios los beneficios de un cambio o transformación, como el propuesto aquí para la generación de información financiera en las organizaciones. Algunos de los más visibles son los siguientes:
- Mayor transparencia financiera.
- Mejor oportunidad en la toma de decisiones.
- Pago real y justo de las contribuciones fiscales (actualidad vs historia).
- Menor esfuerzo en el proceso de generación de información.
- Mejor clima laboral.
- Mayor aprovechamiento de las tecnologías digitales.
- Mejor clima laboral y aprovechamiento del personal.
- Menor uso, consumo y gasto de materiales de oficina diversos
- Entre algunos otros beneficios.
Muchos pueden ser los beneficios de utilizar la tecnología digital como las aquí propuestas, sin embargo también es importante considerar los cambios que deberían considerarse en el capital humano y en los flujos de valor a transformar, para que el ser humano pueda ser encausado a otras actividades de mayor valor y no solamente desplazado por la tecnología.
Así, el reto de hoy no radica solamente en plantear cómo la tecnología disruptiva como: machine learning, blockchain o cloud computing puede transformar a una organización en su operación, sino también en encontrar la fórmula idónea para integrar y reasignar a otras actividades de mayor valor, a las personas involucradas y/o afectadas por estos procesos de transformación digital, destacando la labor del humano en donde pueda ser una ventaja, sobre la tecnología y las máquinas.
Al final, es claro que el rol del ser humano en la era digital, cambiará de la realización de actividades operativas masivas y rutinarias, de poco valor para la organización, a actividades que impliquen el uso del conocimiento, la creatividad, la innovación, el análisis, la supervisión, las pruebas o experimentos, el aseguramiento o mantenimiento, la aplicación del criterio y el juicio, entre algunas otras tareas que se complementen con las capacidades que da la tecnología (binomio hombre – máquina).