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Cómo generar experiencia real y conocimiento técnico para universitarios en 6 sigma esbelto

Adquirir experiencia en el uso de herramientas estadísticas de mejora de la calidad en situaciones reales, puede significar una ventaja para los graduados cuando intenten incorporarse al mercado laboral. Es por eso que la Indiana State University ofrece un curso de mejora de procesos de negocio, así como una especialización en 6 sigma esbelto (lean six sigma), dando a los estudiantes la oportunidad de trabajar en proyectos basados en situaciones cotidianas de la industria.

Ken Jones, profesor de operaciones y gestión de la cadena de suministro, dicta el curso de mejora de procesos de negocio que cubre una variedad de técnicas y herramientas de 6 sigma esbelto que las empresas utilizan para entender, analizar y mejorar los procesos y entornos de trabajo. Gracias a una asociación con empresas locales, los estudiantes que toman la clase realizan proyectos con dicho sistema y se convierten en cintas verdes (green belts) certificados. Como ayuda para administrar todos los elementos de sus proyectos y entender mejor los datos derivados de ellos, los estudiantes se apoyan en el software de Minitab.

Bajo la orientación del profesor Ken Jones, los estudiantes de Universidad Estatal de Indiana utilizan las herramientas del software de Minitab como ayuda para realizar proyectos de 6 sigma esbelto.

Experiencia real en el salón de clases

Jones ve la colaboración con socios comerciales externos en proyectos de 6 sigma esbelto como una experiencia positiva para sus estudiantes, quienes tienen la oportunidad de trabajar directamente con los empleados en una variedad de proyectos y así complementar lo que aprenden en el aula. “Las empresas exponen a los estudiantes a situaciones un tanto ambiguas en las que ellos no están completamente seguros al principio de qué herramientas deben aplicar, así que inmediatamente enfrentan el desafío de cómo estructurar el proyecto para resolver el problema de la empresa”, señala Jones. “Después de su exposición a este tipo de situaciones reales, los estudiantes parecen interesarse mucho más en lo que hacen en el aula.”

Jones dice que el componente empírico de los proyectos enseña a los estudiantes lecciones adicionales que no se encuentran en un libro de texto. “El campo de operaciones y gestión de la cadena de suministro es una disciplina de negocios muy práctica”, agrega. “Los estudiantes se marchan de la clase después de haber visto y experimentado cómo funcionan las técnicas de 6 sigma en situaciones reales, y pueden aplicar en el futuro lo que aprendieron.”

Los estudiantes que trabajan en proyectos externos con empresas locales utilizan las herramientas de 6 sigma esbelto disponibles en Quality Companion y Minitab Statistical Software, como ayuda para administrar sus proyectos y analizar los datos de los mismos. También utilizan Quality Trainer, el curso de e–learning de Minitab, para pulir su conocimiento estadístico.

Sirviendo a los necesitados con una mejor administración de inventario

Chaleise Everly, quien cursa una especialización en contabilidad en la universidad, trabajó con Lighthouse Mission, un grupo sin fines de lucro que ayuda a personas que necesitan alimento, refugio y ropa en el área de Terre Haute, con el fin de establecer un sistema de administración de inventario para las donaciones y las ventas en la sede principal y los diversos puntos de venta del grupo. “Lighthouse Mission tenía un sistema de inventario muy débil, así que realmente tuve que empezar desde cero”, comenta Everly. “No había un sistema de archivo claro para las donaciones y las ventas, y la mayoría de los registros estaban escritos a mano.”

Con los mapas de procesos de Quality Companion los estudiantes pueden investigar el estado actual o futuro de un proceso, e identificar fácilmente maneras de optimizar procesos y eliminar desperdicios.

Como eran pocas las mediciones iniciales válidas que estaban disponibles para determinar el volumen actual de donaciones y ventas, Everly comenzó por recopilar y analizar registros de la caja registradora para tener una idea de la diferencia promedio entre las ventas y las donaciones. Después de formar una línea de base y recolectar datos de inventario actuales, utilizó el software de mejora de procesos Quality Companion, para comenzar a estructurar su proyecto. Con la opción ‘Roadmap’ de proyecto de la aplicación, logró definir y seguir las fases del proceso DMAIC y organizar y administrar todas las herramientas que necesitaba en un solo archivo de proyecto. Las herramientas de 6 sigma integradas de Quality Companion y los coaches a solicitud brindaron a Everly la orientación que necesitaba para utilizar las herramientas adecuadas en cada fase.

La opción Roadmap de Quality Companion ayuda a definir las fases del proyecto y organizar y manejar diferentes herramientas de proyecto en una sola ubicación fácilmente accesible.

Con los diagramas de espina de pescado disponibles en Quality Companion, Everly esquematizó las debilidades del sistema actual para registrar, ordenar y vender las donaciones, y logró identificar oportunidades iniciales de mejora. A continuación definió el proceso en curso desarrollando un mapa en el software mencionado, lo que le permitió identificar otras maneras de optimizar el proceso y eliminar el desperdicio. Su análisis reveló que dos puntos de venta estaban olvidando registrar las donaciones y que muchas tiendas estaban codificando incorrectamente los artículos y registrando incorrectamente los costos.

Everly utilizó la información para desarrollar un nuevo proceso utilizando un sistema central computarizado de hojas de cálculo, para registrar el inventario final del día y las ventas de todos los puntos de venta de Lighthouse Mission. El sistema era fácil de usar y permitió estandarizar mucho más la presentación de la información de inventario, lo que contribuyó a mejorar la exactitud de los datos. Luego usó Quality Companion para desarrollar un mapa de estado futuro para los procesos actualizados.

Después de eso, utilizó la matriz de causa–efecto del software para analizar su mapa de estado futuro del proceso, con el fin de identificar los aspectos críticos del nuevo proceso, y dio seguimiento a las actividades del proyecto usando un diagrama de Gantt; con esto mantuvo el enfoque en la tarea.

Las gráficas de control de Minitab Statistical Software ayudan a visualizar los datos del proceso, así como a monitorear la variación de los procesos nuevos y existentes.

“Con Quality Companion nunca me sentí perdida durante el curso de mi proyecto”, afirma Everly. “Tenía toda la información necesaria para saber adónde tenía que ir en cada momento. Todas las herramientas estaban allí y yo sabía dónde y cuándo debía utilizarlas.”

Everly está agradecida por lo que aprendió en el curso de mejora de procesos de negocio, sabe que su experiencia en 6 sigma esbelto beneficiará su carrera profesional. “Como contadora, sé que voy a encontrar problemas de proceso e inventario. Realmente siento que esta experiencia me ha dado una ventaja. Sé que podré usar lo que he aprendido aquí para ayudar a mis clientes a mejorar sus procesos.”

Aunque Lighthouse Mission aún se encuentra en las etapas iniciales de la implementación, el grupo ya está viendo los beneficios de haber establecido procesos uniformes en todas las ubicaciones. Con el nuevo sistema, Lighthouse Mission puede ver una imagen más completa de sus datos de inventario y ventas, ayudando a tomar mejores decisiones.

Mejorando los servicios de terapia ambulatoria

Lisa Hammill, estudiante de la especialización en sistemas de información gerencial en la Universidad de Indiana, trabajó con un hospital local para llevar a cabo un proyecto de 6 sigma que buscaba mejorar el proceso de reinscripción de pacientes para los servicios de terapia ambulatoria. El hospital tenía una instalación de este tipo en el sitio y tres afuera; quería optimizar el complejo proceso de reinscripción de pacientes al principio de cada año en cada una de esas instalaciones. Los procedimientos contables del hospital para los servicios de terapia ambulatoria requerían que todas las cuentas de pacientes se cerraran anualmente, y luego los pacientes actuales debían ser reinscritos al comenzar el año. Este proceso implicaba ingresar manualmente información redundante de los pacientes para crear nuevos números de cuenta.

Trabajando junto a empleados de los servicios de terapia ambulatoria, incluyendo administradores, contadores, gerentes de atención ambulatoria —e incluso un ex alumno de Jones en el curso de mejora de procesos de negocio, a quien el hospital contrató como parte de su equipo de 6 sigma esbelto—, Hammill y su equipo utilizaron el enfoque DMAIC para estructurar el proyecto.

Al igual que Everly, Hammil utilizó Quality Companion como una herramienta de administración y orientación de principio a fin. Para definir el proceso en curso, desarrolló un mapa del estado del proceso en Quality Companion y registró el tiempo que el personal empleaba en cada momento. Al mismo tiempo, Hammill y el equipo compartieron ideas sobre posibles mejoras y oportunidades para automatizar el paso de reinscripción manual, que fue identificado como un cuello de botella en el proceso y una fuente de tiempo malgastado.

“Usamos la automatización para nuestro beneficio, trabajamos con el departamento de programación de citas para pre–entregar una lista de los pacientes que vendrían en los días subsiguientes”, relata Hammill. “Esta lista de personas se podía reinscribir por adelantado, eliminando completamente el paso de reinscripción de su proceso de admisión para terapia ambulatoria.”

El equipo también se centró en eliminar otros pasos del proceso de manera que el personal de inscripción pudiera estar disponible para otros procedimientos de admisión que requieren mucho tiempo, como verificar el seguro del paciente. Una vez implementadas las mejoras en el proceso, Hammill y el equipo evaluaron el procedimiento de la reinscripción y notaron una mejora en la duración del proceso general, así como un ahorro de tiempo en muchos de los pasos individuales.

Utilizando Minitab Statistical Software, Hammill creó gráficas de control para monitorear la variación del nuevo proceso y realizó un análisis adicional de los tiempos del proceso registrados antes y después de las mejoras para demostrar que había una diferencia estadísticamente significativa.

Tras no haber tomado una clase de estadística desde los primeros años de su educación de pregrado, Hammill también usó Quality Trainer, el curso de e–learning de Minitab, para refrescar sus conocimientos de estadística y de las herramientas de análisis de datos que necesitaba para completar las distintas fases de su proyecto. “Necesitaba un buen curso de repaso, y Quality Trainer me ayudó a actualizar rápidamente mis conocimientos de estadística. Me permitió practicar lo que estaba aprendiendo en clase en mi tiempo libre.”

Hammill explica que el proyecto no sólo fue bien recibido por el hospital, incluso el departamento de terapia ambulatoria decidió aplicar los cambios en el proceso que ella y el equipo de calidad recomendaron. “Creo que abrió sus mentes con respeto a lo que se puede lograr con un proyecto de 6 sigma.”

Ofreciendo a los estudiantes un conjunto de herramientas para el futuro

Los estudiantes que toman la clase de mejora de procesos de negocio provienen de una variedad de especializaciones, incluyendo administración de empresas e ingeniería, entre otras, señala el instructor del curso.

“La gente supone que las operaciones y la gestión de la cadena de suministro como disciplina de negocios, es sólo para aquellas personas que desean trabajar en el área de manufactura y mejorar las operaciones de una fábrica”, afirma Jones. “Pero con los proyectos de los estudiantes que hemos realizado hasta ahora, hemos demostrado que existe una enorme necesidad en el sector de servicios del tipo de habilidades que tienen nuestros estudiantes.”

Mientras los estudiantes perfeccionan sus conocimientos en materia de proyectos y utilizan las herramientas de 6 sigma esbelto, Jones continúa trabajando con socios de la comunidad en busca de oportunidades para que los estudiantes adquieran una experiencia real. “Quiero correr la voz sobre lo que está haciendo la Universidad Estatal de Indiana con este curso”, señala Jones. “Realmente estamos trabajando con nuestros socios comerciales locales para llevar proyectos reales al aula y brindar a nuestros estudiantes una experiencia única y un conjunto de herramientas que puedan aplicar y usar en el futuro.”

 

Los estudiantes utilizan los diagramas de espina de pescado de Quality Companion como ayuda para buscar y determinar las causas probables de los cuellos de botella en los procesos.

 

Nota: ¿Interesado en aprender más sobre Minitab Statistical Software? Visite www.minitab.com o establezca contacto escribiendo acommsales@minitab.com.

 

septiembre 20, 2018 0 comment
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Capacitar, entre la evolución de la tecnología y la brecha generacional

Luis Fernando González Aspuru

Las tendencias de capacitación de personal de hace 20 años se transmitían principalmente a través de PowerPoint. Eran extremadamente teóricas, con poco dinamismo y sin tomar en cuenta la andragogía (educación para adultos). Al no tener acceso a la información como se tiene ahora, en ese entonces lo más importante era el contenido. Naturalmente, tenía virtudes (contenido original muy fundamentado y teórico —es decir, dirigido a una aplicación indistintamente del origen del público—) y defectos (poco dinamismo, bajo nivel didáctico y con base en programas de corto plazo).

El tiempo ha marcado la evolución y actualmente se han integrado dos variables muy importantes: la tecnología y la brecha generacional. En cuanto al primer factor, el acceso a la información a través de internet y la conectividad que permite la transmisión de voz y video en tiempo real. Eso hace que la capacitación tenga la modalidad blended (mezcla), es decir, presencial, virtual y digital (e–learning).

Por su parte, el aspecto general comprende que la forma de aprender de las generaciones actuales es diferente —las generaciones ‘Z’ y millenials no aprenden de la misma forma que la generación ‘X’—. Esto hace que la formación requiera elementos lúdicos, tecnológicos y dinámicos, muy diferentes a los que se utilizaban en el pasado. Además tenemos mobile learning para dispositivos móviles, accountability learning en donde los participantes son responsables de su propia capacitación, etc.

Etapa de transición

Los obstáculos (incluyendo las posibles resistencias al interior de las empresas) para que se modificaran los antiguos modelos de capacitación, no se han vencido aún en su totalidad. En este sentido tenemos tres tipos de empresas:

Compañías que se resisten al cambio

Siguen aplicando los modelos de capacitación del pasado, alegando que los montos de inversión son muy altos y/o que su equipo no está preparado para cambiar.

Empresas integradas al cambio

Cierto que asumen el cambio como un factor de actuación al interior de la organización, siguiendo formas (fórmulas) rápidas. Lamentablemente, no toman en cuenta el change management. Lo anterior significa que aplicaron e–learning, por ejemplo, pero sin los procesos adecuados para adaptar correctamente el conocimiento y solidificarlo para uso cotidiano. Terminan, pues, con un híbrido no controlado.

Organizaciones de integración dinámica

Se trata de aquéllas que han ido integrando las nuevas tendencias de una forma contundente y responsable. Se han preocupado de hacerlo enfrentando con apertura la resistencia al cambio y teniendo en cuenta su mezcla generacional.

Dos variables marcan la evolución organizacional: tecnología y brecha generacional. Los factores a dominar son: internet, conectividad, tiempo real, aprendizaje combinado (blended), e–learning y dinamismo presencial/virtual.

 

Los factores de solidificación

Creemos que nos encontramos en una etapa de transición con respecto a los modelos de capacitación y que falta poco para completar la primera fase. Entre los elementos que deberán de adecuarse se encuentran:

—consolidación de las generaciones en las empresas,

—consolidación e implementación de la tecnología actual de una forma masiva,

—aceptación de los directivos de que la capacitación es hoy más que nunca una inversión deseable y benéfica si se desarrolla de manera precisa, con un ritmo acorde al funcionamiento de la organización y con una perspectiva sistémica; en caso contrario, será un gasto que eventualmente podrá reportar ventajas.

Definitivamente la tecnología jugará un factor fundamental en este proceso. Naturalmente se irán integrando nuevas generaciones (desconocidas hasta ahora) a los lugares de trabajo. Los millenials comenzarán a tener puestos de decisión e influencia. Por último, la globalización e integración cultural de las naciones podría impactar fuertemente en los modelos de capacitación. Tendremos mayor capacitación individual, remota y flexible.

 

Perfil:

Luis Fernando González Aspuru es fundador y director general de Asgar Corporation. Es ingeniero con diplomados en ingeniería financiera, calidad total, mercadotecnia y alta dirección. Cuenta con certificación en six sigma, life pilot navigator, y sales partners trainier, FACS (Berkley, CA). Ha sido ponente en diversos medios y conferencias internacionales y nacionales. Asimismo es presidente y miembro de EO Mexico City. Asgar es una empresa de formación corporativa donde se aplican las actuales técnicas de capacitación, desarrollando tendencias nuevas para implementar en empresas con base en el convencimiento de que a través del crecimiento y el cambio en las personas se obtendrá una sociedad más educada, justa y rica en el futuro.

septiembre 20, 2018 0 comment
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Planificar ante lo inesperado, cuestión de vida o muerte para las empresas

Mario Ureña

La frase ‘a mí no me va a pasar’ ya carece de valor. Tomar conciencia de los riesgos implica reconocer la necesidad de prevenir para seguir funcionando aún en medio de un escenario de adversidades. Desastres naturales, terremotos, explosiones, ataques cibernéticos y terrorismo, son los riesgos latentes que pueden afectar la continuidad de las instituciones tanto públicas como privadas de manera directa. Las pérdidas por irrupciones de esta naturaleza son incuantificables, los últimos estudios hablan de miles de millones de pesos, y las estadísticas indican que casi la mitad de las empresas que son afectadas por un desastre van a la quiebra dentro de los cinco años siguientes a la ocurrencia del evento.

En concreto, un estudio realizado en conjunto por BSI y BCI (sigla en inglés de Instituto de Continuidad del Negocio) señala que “la exposición al riesgo varía de acuerdo al sector. La proporción de las cadenas de suministro expuestas se ha incrementado, los riesgos altos o severos de desastres naturales son mayores en el sector de la ropa (85.6%), el automotriz (53%) y el aeroespacial (51%), los cuales tienen una alta proporción de manufactura y abastecimiento de materias primas basados en regiones política y geográficamente inestables.

Los sectores que más adoptan la automatización de procesos son los que suelen integrar un sistema de gestión de la continuidad del negocio; la mayoría de los casos, en sus áreas de tecnología. No obstante, en materia de riesgos no importa el tamaño del negocio ni su tipo, si presta un servicio o produce algún bien, si apenas se inicia o ya está consolidado. Desde grandes organizaciones mundiales hasta pequeñas empresas, todos requieren continuidad del negocio.

Existen programas de apoyo a la continuidad de negocio que empiezan con temas básicos de protección civil, es decir, la gestión de riesgos inmediatos: incendios, cortocircuitos, incluso afectaciones por eventos naturales (inundaciones, ventarrones, etc.). Conforme la empresa madura y se da cuenta de la necesidad de protegerse, es posible desarrollar un sistema de gestión de la continuidad del negocio e ir más allá, hasta hacerla resiliente.

La resiliencia organizacional es la habilidad para anticiparse, prepararse, responder y adaptarse a cambios e interrupciones repentinos que pueden poner en riesgo la sobrevivencia de una organización, desde aspectos climáticos y desastres naturales hasta ciberataques. La empresa prospecta la operación de la organización, su contexto para poder adaptarse, evolucionar y generar nuevos productos y servicios; es decir, continuar en el mercado a pesar de los imprevisibles.

 

Los sectores que automatizan más procesos suelen tener sistemas de gestión de la continuidad del negocio. Empiezan con temas de riesgo básicos (incendios, cortocircuitos, etc.). Conforme la empresa madura, avanza hasta hacerse resiliente.

 

La continuidad del negocio es en principio reactiva

Hay empresas que viven día a día y se preocupan únicamente por sacar la operación, los costos; son empresas reactivas, que no formalizan sus procesos, a diferencia de las resilientes que analizan los diversos escenarios futuros. En una irrupción, por ejemplo, a las empresas que no tienen claros sus procesos les puede costar la vida o generarles cuantiosas pérdidas. Contar con la estrategia y plan para mantenerse es importante para el desarrollo sano y constante de la organización. El costo–beneficio, incluso en las más pequeñas empresas, es mayor.

Las organizaciones deben tener claro que hoy día se enfrentan a mayores riesgos, la frase ‘a mí no me va a pasar’, carece de valor. Al tomar conciencia sobre esta realidad podemos tomar acciones efectivas que evitarán eventualidades nocivas para el negocio.

Las empresas pueden identificar dos tipos de riesgos

De operación: cuando se identifica algún problema en algún proceso específico, por ejemplo de manufactura. Estos riesgos son controlados antes de que el producto o servicio se entregue al consumidor; por lo regular no trascienden más allá de la empresa y además son contrarrestados también por otros estándares como 9001, 14001 o 27001.

En la continuidad del negocio: provocan pérdidas económicas por afectación directa (por ejemplo, desastres naturales) o daño en la imagen a través (en redes sociales, medios de comunicación, etc.). Su prevención implica:

Análisis de impacto de negocio. ¿Cuáles son los procesos o las actividades críticas para sobrevivir en caso de una irrupción? ¿Cómo mantener la operación de estos procesos críticos a través de alternativas, para que sigan aportando beneficios y los clientes no se vayan? ¿Los sistemas de continuidad de negocio van más allá de solo satisfacer al cliente?

Estrategias. Plantear el objetivo y los planes de cómo se va a lograr la entrega alternativa. Es la construcción de escenarios.

Desarrollo. Muchas organizaciones tienen sitios alternos, estrategias distintas de cómo mantener el servicio y el tiempo de recuperación.

Probar la estrategia. Revisar el grado dinámico de la cadena riesgo–prueba–ejercicio.

Ubicar y definir de manera clara al responsable en las empresas que tienen una madurez en la gestión de procesos, es vital. Por lo general es el oficial de continuidad o el área de continuidad de negocio. Hay otros que la llevan a cabo, pueden ser lo responsables de las áreas de tecnología, calidad, riesgo operacional.

No está prescrito quién es la persona o el área específica, sin embargo, el designado debe conocer los procesos de negocio; compartir la misión, visión y valores; tener la capacidad de anticiparse a escenarios; analizar situaciones de cambio. Entre las características de su función se recomienda tener contacto con la alta dirección, llevarse bien con la mayoría de los coordinadores y jefes de área, ser líder (lograr ser escuchado por el resto), habilidad de anticiparse a escenarios y capacidad de análisis.

 

Un estándar que puede evitar dolores de cabeza

La implementación de un sistema de continuidad que se enmarca en la norma ISO 22301 (ver en http://www.bsigroup.com/es-ES/ISO-22301-continuidad-de-negocio/), que especifica los requisitos para proteger y reducir los impactos y garantizar que se efectúe una recuperación de incidentes y se gestionen de manera rápida y oportuna las amenazas.

Una organización mejor preparada para responder a incidentes adopta un método proactivo para minimizar el impacto de los incidentes; mantiene al día y operando las funciones estratégicas del negocio durante los momentos de crisis; minimiza los tiempos muertos durante los incidentes y mejora el tiempo de recuperación; brinda confianza a las partes interesadas —accionistas, clientes, proveedores y gobierno—. Así se logra una reducción real de costos y se eleva la competitividad.

Al igual que ocurre con las personas, es mejor prevenir que lamentar, y sin duda un sistema de continuidad del negocios es la mejor inversión que puede hacer una organización ante eventos potenciales a los que se puede enfrentar.

 

Perfil:

Mario Ureña es instructor de BSI para estándares como ISO 31000 de gestión de riesgos, ISO 22301 de continuidad del negocio), ISO 27001 de seguridad de la información), ISO 20000 de gestión de servicios, y BS 10012 de protección de datos personales, entre otros.

 

Acerca de BSI

BSI (British Standards Institution: http://www.bsigroup.com/es-MX/) es la compañía de estándares de negocio que equipa a los negocios con las soluciones necesarias para convertir los estándares de mejores prácticas en hábitos de excelencia.

Fundada en 1901, BSI fue el primer Organismo Nacional de Estandarización a nivel mundial y miembro fundador de la Organización Internacional de Estandarización (ISO). Un siglo después continúa facilitando la mejora a los negocios alrededor del mundo, ayudando a sus clientes a conducir el desempeño, gestionar los riesgos y crecer de forma sustentable por medio de la adopción de sistemas de gestión internacionales, muchos de los cuales se han originado en BSI.

Reputada por sus marcas de excelencia incluyendo la mundialmente reconocida BSI Kitemark, la influencia de BSI se expande a múltiples sectores incluyendo aeroespacial, construcción, energía, finanzas, cuidado de la salud, TI y comercio. Con más de 72,000 clientes en 150 países, BSI es una organización cuyos estándares inspiran excelencia alrededor del mundo.

agosto 29, 2018 0 comment
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