Home Tags Posts tagged with "evolución"

evolución

Gobernabilidad y evolución organizacional en el ámbito tecnológico

David Mondragón Tapia

 

Una de las grandes interrogantes que surge dentro de las empresas del México actual es saber si necesitan un modelo de gobernabilidad o no, y cómo debería de adoptarse. Múltiples han sido las respuestas a lo largo de los últimos años a esta simple pero interesante pregunta. En cualquier caso, la respuesta no está en los estándares internacionales (como las normas ISO) o en los marcos de referencia públicos (conteniendo las mejores prácticas de industria), ni siquiera en el conocimiento de los llamados ‘expertos’ en el tema. Entonces, ¿cómo o en dónde encontrar la respuesta a esta gran interrogante?

Cualquier empresa que se constituye tiene un propósito simple al inicio, y este consiste en ser negocio para sobrevivir durante los primeros años de operación. ¡Ninguna otra cosa es más importante que esto! Adicionalmente, es común encontrar que las organizaciones recientemente constituidas se creen a partir de ideas ponderadas como originales y hasta geniales por sus los fundadores, quienes asimismo suelen ser los manejadores (directores y hasta operadores), y se hacen apoyar de sus conocidos y allegados (parientes o amigos) para sacar adelante la difícil misión.

Posteriormente, conforme crece la organización en la línea del tiempo, las empresas se ven en la necesidad de integrar a más personas, a manejar un mayor volumen de operaciones al día, así como a cumplir con una mayor regulación, legislación y aspectos contractuales internos y externos. El manejo de todo lo anterior evidentemente comprometerá el logro de los resultados organizacionales, la alineación del esfuerzo colectivo para el trabajo, la productividad de la organización, entre otros aspectos de gestión.

Conforme esta tendencia se sigue incrementando en las empresas, el descontrol o desgobierno también se va ampliando, hasta que la situación llega a un punto en donde el modelo de operación: individual, informal, familiar y hasta cierto punto improvisado, debe pasar al siguiente nivel de evolución. Uno en donde ya no importe saber quién opera (el familiar o amigo), cómo lo hace y de qué trucos se vale, sino uno en donde importe saber cuáles son los objetivos a alcanzar, quiénes son las personas más calificadas para lograrlo, cómo debe desempeñarse el trabajo de manera organizada y cuáles deben ser los resultados finales a entregar; es decir, en el mundo empresarial, la transición de lo ‘familiar’ a lo ‘corporativo’. Es en este momento cuando se hace inminente e imprescindible establecer un modelo de gobernabilidad para la organización.

Al interior de las empresas mexicanas esta tendencia se ha venido consolidando paulatinamente, sin embargo existen todavía áreas (un ejemplo es el ámbito tecnológico) que son ahora estratégicas para la obtención de una mayor competitividad organizacional, así como para garantizar la entrega de valor al cliente; tales áreas están pasando por un proceso de transición doloroso y tardado para poder adoptar un modelo de gobernabilidad que les permita soportar el logro de los supra–objetivos, mismos que deben establecierse por la alta dirección.

 

¿Qué es la gobernanza en el ámbito tecnológico?

Hoy en día la gobernabilidad pareciera más una moda a seguir que una necesidad puntual de las empresas y, particularmente, de sus áreas o departamentos tecnológicos; esto con el fin de hacer más sustentable su operación. La gobernabilidad —o gobernanza— se ha vuelto un requisito que hay que cumplir pero sin que los involucrados tengan claro el porqué, para qué y cómo debe hacerse. Esta visión incompleta podría estar muy lejos de lo que realmente necesitan las organizaciones para prevalecer en el complicado entorno de hoy.

Antes de adentrarse en el mundo de la gobernanza, es indispensable hacer un análisis de la evolución que ha tenido la organización en turno, para entonces estar en la posibilidad de comprender con mayor claridad las nuevas necesidades y los retos que deberá de enfrentar.

Así pues, la gobernabilidad en el ámbito tecnológico se da en las organizaciones que han pasado al nivel de evolución, en donde se requiere establecer un modelo que defina entre otras cosas: las directrices, los principios, las políticas, las actividades, los roles, las responsabilidades asignadas a las personas y los resultados, todo en alineación con los objetivos y las metas establecidas o también llamadas ‘directrices estratégicas’.

De acuerdo con el marco de referencia de Cobit 5 —el cual es utilizado regularmente para los temas de gobernabilidad y gestión dentro de las organizaciones tecnológicas—, cualquier organización, área o departamento de TI, deberá de atender alguna de las siguientes ‘necesidades’ establecidas por los stakeholders (grupos de interés de las organizaciones) e inclusive con todas las áreas involucradas, sí es que verdaderamente persigue la adopción de un modelo de gobernabilidad de TI (ver cuadro ‘Necesidades de los stakeholders con respecto a TI’).

Las necesidades contempladas en el marco de referencia de Cobit 5, y de las cuales se deriva el desdoblamiento de las metas organizacionales hasta llegar a las metas de TI, permite la determinación de las mejores prácticas que se deben integrar entre el personal y la operación tecnológica de la organización. Algo que se debe destacar con respecto a este marco de referencia, es que además se alinea con los seis principios de la gobernabilidad establecidos por la norma ISO/IEC 38500, de entre los que se encuentran el establecimiento de la estrategia y la responsabilidad organizacional.

Para evitar que el crecimiento de la organización que comenzó con apoyo de familiares y amigos engendre desgobierno, la operación informal–familiar debe pasar al nivel donde ya no importe el parentesco sino los objetivos y los perfiles calificados para alcanzarlos.

Marcos de referencia para el ámbito tecnológico

En materia de gobernabilidad, y particularmente en el ámbito tecnológico, existen algunos marcos de referencia o estándares internacionales que son amplia y comúnmente utilizados para establecer un modelo de gobernabilidad al interior de las organizaciones. De entre éstos se ubican como los más conocidos en México el marco de Cobit 5 (Control objectives for the information and related technology) y la norma internacional ISO/IEC 38500 (Information technology – Governance of IT for the organization).

El marco de Cobit en su versión 5 (Cobit 5) establece una serie de conceptos y elementos que pueden ser utilizados para establecer un modelo de gobernabilidad y de gestión de TI, integrando aspectos y elementos de otros marcos de referencia como Val IT, ITIL, PMBoK y de normas internacionales como ISO/IEC 15504, ISO/IEC 27000, ISO/IEC 38500, entre otras. Seguramente llamará su atención el hecho de que Cobit 5 integra a la norma ISO/IEC 38500 y en particular a sus seis principios que sirven como guía para el establecimiento del gobierno de TI.

Así pues, entre los principales conceptos establecidos por el marco de Cobit 5, se encuentran los siguientes puntos:

—5 principios (que dirigen),

—7 habilitadores (que fundamentan),

—39 procesos (que realizan),

—5 niveles de capacidad (que evalúan) y

—un ciclo de vida con siete pasos (que implementan).

El conjunto anterior permite operar y mejorar el modelo de gobernabilidad de TI de cualquier organización.

Por otra parte —como ya se mencionó—, la norma internacional ISO/IEC 38500 establece una serie de principios rectores (seis) que resultan indispensables para el éxito de la gobernabilidad de las organizaciones (por ejemplo, la estrategia y la responsabilidad) y que coadyuvan al éxito de lo que propone el marco de Cobit 5 (ver tabla ‘Seis principios de la gobernabilidad’).

 

Referencias

  1. ISACA. Cobit 5: A business framework for the governance and management of enterprise IT. Estados Unidos, 2012.
  2. ISO/IEC. International Standard ISO/IEC 38500: Information technology – Governance of IT for the organization. Suiza, 2015.

 

Perfil:

David Mondragón Tapia es ingeniero industrial y de sistemas, con maestría en ingeniería con especialidad en ingeniería industrial por el Tecnológico de Monterrey. Es consultor, instructor, escritor y expositor de mejores prácticas tecnológicas y de gestión del servicio, así como de diferentes métodos y técnicas de planeación y gestión organizacional; certificado como Experto en ITIL y en temas de Cobit, ISO 20000, PRINCE2, RESILIA e ISO27002. Trabaja en este campo desde 2003. Recibe correspondencia en el correo electrónico: dmondragont@yahoo.com.

 

Necesidades de los stakeholders con respecto a TI

  1. Mantener información de alta calidad para soportar las decisiones de negocio.
  2. Generar valor al negocio a partir de las inversiones hechas en TI.
  3. Lograr excelencia operacional a través de la aplicación confiable y eficiente de la tecnología.
  4. Mantener un nivel aceptable de riesgo en TI.
  5. Optimizar el costo de los servicios de TI y su tecnología de soporte.
  6. Asegurar el cumplimiento regulatorio (compliance).

 

Para implementar la gobernabilidad

A partir de los conceptos establecidos en Cobit 5, se puede afirmar que una organización, área o departamento de TI que requiera adoptar un modelo de gobernabilidad, lo podrá hacer con tan sólo seguir lo establecido en el marco de Cobit 5, el cual —recordemos— considera también los seis principios de la norma ISO/IEC 38500. Para este fin se recomienda atender a las siguientes recomendaciones:

  1. Establecer los cinco principios rectores del modelo de gobernabilidad de TI con base en Cobit 5, para todas las actividades de análisis, diseño, desarrollo, implementación y mejora del mismo.
  2. Determinar, desarrollar y/o facilitar los diferentes habilitadores (siete) que permitirán construir y operar el modelo de gobernabilidad de TI.
  3. Determinar, adaptar, adoptar y operar los procesos —prácticas (hasta 39) que sean requeridos para cumplir con las necesidades establecidas por los stakeholders, así como por las metas organizacionales y de TI que hayan sido desdobladas a partir de las necesidades.
  4. Evaluar y valorar la capacidad (cinco) de los procesos —prácticas implementadas para el modelo de gobernabilidad de TI, con el fin de poder mejorar su desempeño (maximizar beneficios y recursos; minimizar riesgos).
  5. Asegurar una mayor probabilidad de éxito del modelo de gobernabilidad de TI, mediante la aplicación del ciclo de vida de implementación de Cobit 5 que contempla tres partes:

a) La gestión de programas y proyectos.

b) La habilitación o manejo del cambio organizacional.

c) El ciclo de vida de la mejora continua.

 

Unos buenos consejos antes de decidirse

Si usted tiene que establecer un modelo de gobernabilidad en su organización, o considera que ha llegado el momento de hacerlo porque la operación y el entorno así se lo demandan, considere entonces y antes de adentrarse en este demandante esfuerzo, algunos de los siguientes consejos.

  1. Realice una evaluación a su organización, área o departamento, con el fin de determinar la situación actual en la que se encuentra con respecto a los siguientes puntos:

1.1. El crecimiento operativo y organizacional que haya venido experimentando en los últimos años.

1.2. El nivel de evolución que venga mostrando el personal y su entorno interno.

1.3. La estrategia organizacional que haya sido definida para su cumplimiento en los años siguientes.

1.4. La naturaleza de la principal actividad o razón de ser de la organización.

1.5. El nivel de complejidad que se viene presentando en el entorno externo.

1.6. El aumento en el cumplimiento de las legislaciones y regulaciones relacionadas con la actividad o razón de ser de la organización.

  1. Analice detalladamente los resultados de la evaluación realizada a su organización, área o departamento, con el fin de tomar una decisión asertiva.
  2. Tome la decisión de implementar o no un modelo de gobernabilidad de TI, con base en las necesidades derivadas de la situación actual vs. la situación futura de la organización, área o departamento.
  3. Seleccione y utilice el marco de referencia o el estándar internacional que mejor se adecúe a sus características y necesidades, apoyándose —de ser necesario— con algún experto o profesional en el tema.
  4. Recuerde que el mejor modelo de gobernabilidad de TI es aquel que se implementa progresivamente y siguiendo un enfoque de mejora continua. No olvide que el modelo perfecto ¡no existe!, sólo el que se va construyendo con tiempo y esfuerzo.

¡Mucho éxito en su decisión!

agosto 14, 2018 0 comment
0 Facebook Twitter Google + Pinterest